Política de Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad aplicable, PRONETSYS SAS informa a los titulares de datos personales la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Para la correcta interpretación de esta política, se establecen las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012:

El tratamiento de datos personales por parte de PRONETSYS SAS se rige por los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

En el desarrollo de nuestras actividades comerciales y la prestación del servicio de facturación electrónica, PRONETSYS SAS recolecta los siguientes tipos de datos personales:

4.1 Datos de identificación

• Nombres y apellidos completos
• Número de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT)
• Razón social (para personas jurídicas)
• RUT (Registro Único Tributario)

4.2 Datos de contacto

• Dirección física
• Ciudad y departamento
• Número de teléfono fijo y/o celular
• Correo electrónico

4.3 Datos comerciales y financieros

• Información de facturación
• Historial de transacciones y pagos
• Información tributaria para facturación electrónica DIAN
• Resolución de facturación

4.4 Datos de uso del servicio

• Credenciales de acceso (usuario y contraseña cifrada)
• Registros de actividad en el sistema
• Información técnica de dispositivos de acceso
• Dirección IP

Los datos personales recolectados por PRONETSYS SAS serán utilizados para las siguientes finalidades:

5.1 Finalidades principales

• Prestación del servicio de facturación electrónica Factufy
• Creación y gestión de cuentas de usuario
• Configuración de la facturación electrónica ante la DIAN
• Emisión, transmisión y recepción de documentos electrónicos
• Facturación y cobro de los servicios contratados
• Soporte técnico y atención al cliente
• Cumplimiento de obligaciones contractuales

5.2 Finalidades secundarias

• Envío de comunicaciones relacionadas con el servicio
• Notificaciones sobre actualizaciones del sistema
• Información sobre nuevas funcionalidades
• Envío de información comercial y promocional (con autorización previa)
• Realización de encuestas de satisfacción
• Análisis estadísticos y mejora del servicio
• Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS)

5.3 Finalidades legales

• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias
• Atención de requerimientos de autoridades competentes
• Ejercicio de derechos en procesos judiciales o administrativos
• Cumplimiento de normas tributarias y de facturación electrónica

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual puede ser obtenida mediante:

• Documento escrito: Mediante la firma de contratos o formularios que contengan la autorización.
• Formato electrónico: A través de la aceptación de términos y condiciones en el sitio web o aplicación.
• Conducta inequívoca: Mediante acciones que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó la autorización.

6.1 Casos en los que no se requiere autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6.2 Revocatoria de la autorización

El titular puede revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. La solicitud de revocatoria debe realizarse a través de los canales de atención establecidos en esta política.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como:

• Origen racial o étnico
• Orientación política
• Convicciones religiosas o filosóficas
• Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos
• Datos relativos a la salud
• Datos relativos a la vida sexual
• Datos biométricos

El titular tiene derecho a no responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

En cumplimiento del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, PRONETSYS SAS reconoce que los datos personales de niños, niñas y adolescentes tienen especial protección.

En caso de que se identifique que se han recolectado datos de menores de edad sin la autorización correspondiente de sus representantes legales, se procederá a eliminar dicha información de nuestras bases de datos de manera inmediata.

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, PRONETSYS SAS como Responsable del Tratamiento se compromete a cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PRONETSYS SAS ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales de los titulares:

11.1 Medidas técnicas

• Cifrado de datos sensibles y credenciales de acceso
• Conexiones seguras mediante protocolo HTTPS/SSL
• Servidores con certificaciones de seguridad
• Respaldos diarios automáticos de información
• Firewall y sistemas de detección de intrusiones
• Actualizaciones periódicas de seguridad

11.2 Medidas administrativas

• Políticas internas de tratamiento de datos
• Procedimientos documentados de seguridad
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores
• Capacitación al personal en protección de datos
• Control de acceso basado en roles

11.3 Medidas humanas

• Personal capacitado en seguridad de la información
• Responsable designado para atención de solicitudes de datos personales
• Protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad

12.1 Transmisión a terceros

PRONETSYS SAS puede transmitir datos personales a terceros en los siguientes casos:

• DIAN: Para la transmisión de documentos electrónicos de facturación.
• Proveedores de servicios: Que actúan como Encargados del Tratamiento (hosting, servicios de nube, pasarelas de pago), bajo estrictos acuerdos de confidencialidad.
• Autoridades competentes: Cuando exista obligación legal o requerimiento judicial.

12.2 Transferencia internacional

En caso de ser necesaria la transferencia de datos personales a países que no cuenten con niveles adecuados de protección, se obtendrá la autorización previa del titular y se garantizarán las medidas de seguridad apropiadas conforme a la ley colombiana.

12.3 Prohibiciones

PRONETSYS SAS NO:

• Vende ni comercializa datos personales a terceros.
• Comparte datos personales para fines publicitarios de terceros sin autorización expresa.
• Permite acceso a datos personales a personas no autorizadas.

Nuestro sitio web y aplicación pueden utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario.

13.1 Tipos de cookies utilizadas

13.2 Control de cookies

El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies. Sin embargo, esto puede afectar la funcionalidad del sistema.

Los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, y de acuerdo con las siguientes reglas:

Una vez cumplido el período de retención o cuando los datos dejen de ser necesarios, se procederá a su supresión de forma segura.

15.1 Consultas

Los titulares pueden consultar su información personal siguiendo este procedimiento:

1. Enviar solicitud al correo datos@factufy.com.co o al WhatsApp +57 350 395 0538
2. Indicar claramente: nombre completo, documento de identidad, descripción de la consulta
3. Adjuntar copia del documento de identidad

Tiempo de respuesta: Máximo 10 días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.

15.2 Reclamos

Para solicitar corrección, actualización o supresión de datos:

1. Enviar reclamo por escrito a datos@factufy.com.co
2. Incluir: identificación del titular, descripción de los hechos, documentos de soporte, datos de contacto
3. Si el reclamo está incompleto, se solicitará al titular subsanar dentro de los 5 días siguientes

Tiempo de respuesta: Máximo 15 días hábiles. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta (máximo 8 días hábiles adicionales).

15.3 Canales de atención

PRONETSYS SAS se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.

Cualquier modificación será comunicada a los titulares a través de:

• Publicación en el sitio web factufy.com.co
• Notificación por correo electrónico a los clientes activos
• Aviso dentro del sistema Factufy

La versión actualizada de esta política estará siempre disponible en: factufy.com.co/privacidad/

La autoridad encargada de vigilar el cumplimiento de la normatividad sobre protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Si el titular considera que sus derechos no han sido debidamente atendidos por Pronetsys SAS, puede presentar una queja ante la SIC:

Para cualquier inquietud relacionada con esta Política de Tratamiento de Datos Personales o el ejercicio de sus derechos, puede contactarnos: